Un fichier de prospection peut sembler prêt parce qu’il contient des noms d’entreprises et des coordonnées. Pourtant, des doublons, des champs mal structurés ou des contacts hors cible suffisent à compliquer le travail des équipes et à fausser les prochaines relances. Avant l’import dans le CRM, appliquez cette checklist pour contrôler les données, corriger les anomalies et réaliser un test sans perturber votre base existante.

1. Vérifier l’origine et le périmètre du fichier

Commencez par documenter le fichier : qui l’a constitué, à quelle date, à partir de quelles sources et pour quelle campagne ? Ces informations permettent de juger la fraîcheur des données et de retrouver le contexte si une question se pose après l’import. Une liste issue d’un salon professionnel, d’anciens devis ou d’une recherche ciblée ne se traite pas nécessairement de la même manière.

Comparez ensuite les entreprises présentes à votre cible commerciale réelle. Pour une PME ou une ETI du BTP, les critères peuvent porter sur le métier, la zone d’intervention, le type de chantier, la taille de l’entreprise ou son rôle dans la décision. Retirez les lignes hors périmètre plutôt que de les importer « au cas où ».

  • La source et la date de collecte sont identifiées.
  • Les critères de ciblage sont écrits et compréhensibles par l’équipe.
  • Les entreprises hors zone, hors métier ou sans intérêt commercial sont écartées.
  • Les lignes sans origine identifiable sont mises en attente de vérification.

2. Contrôler les champs et la qualité des données

Ouvrez le fichier et repérez les colonnes qui seront réellement utilisées dans le CRM. Distinguez les données entreprise des données contact : raison sociale, nom commercial, numéro de téléphone général ou adresse du siège ne doivent pas être confondus avec le nom, la fonction ou les coordonnées d’une personne. Des colonnes explicites facilitent le mapping et évitent les erreurs lors de l’import.

Examinez les valeurs manquantes, les formats incohérents et les informations manifestement erronées. Un numéro de téléphone placé dans la colonne e-mail, une fonction intégrée au nom ou plusieurs informations dans une seule cellule sont des signaux à corriger. Ne complétez pas une donnée par supposition : marquez-la comme inconnue ou vérifiez-la avant de l’utiliser.

  • Les en-têtes sont simples, uniques et sans intitulés ambigus.
  • Les e-mails, téléphones, codes postaux et noms d’entreprise sont dans les bonnes colonnes.
  • Les cellules ne contiennent pas plusieurs valeurs incompatibles avec le CRM.
  • Les champs obligatoires à l’import sont renseignés ou les lignes concernées sont isolées.

3. Repérer les doublons et normaliser les valeurs

Recherchez les doublons au niveau de l’entreprise et du contact. Une même société peut apparaître sous sa raison sociale, son nom commercial ou une variante d’orthographe. Un même interlocuteur peut aussi figurer plusieurs fois avec des fonctions ou des coordonnées légèrement différentes. La comparaison doit donc s’appuyer sur plusieurs indices, pas seulement sur une égalité parfaite des noms.

Harmonisez les valeurs utiles à la recherche et à la segmentation : espaces superflus, majuscules, abréviations courantes, intitulés de fonctions ou noms de régions. Gardez toutefois la distinction entre une correction de forme et une modification de fond. En cas de doute, conservez la ligne pour vérification plutôt que de fusionner deux contacts différents.

  • Comparer les e-mails et téléphones, puis les noms et entreprises associés.
  • Uniformiser les formats sans modifier le sens des informations.
  • Décider si les doublons doivent être supprimés, fusionnés ou contrôlés manuellement.
  • Conserver une trace des lignes écartées et du motif de retrait.

4. Vérifier les règles de contact et les exclusions

Avant toute prospection, vérifiez que l’usage prévu des données correspond à leur contexte de collecte et à votre démarche commerciale. En B2B, le fait qu’une adresse soit professionnelle ne dispense pas de respecter les règles applicables à la protection des données. Assurez-vous notamment que les personnes sont informées lorsque cela est requis, que les coordonnées sont pertinentes pour l’objet de la sollicitation et que les demandes de ne plus être contacté sont prises en compte.

Comparez le fichier aux exclusions déjà enregistrées dans vos outils : oppositions, désabonnements, contacts à ne pas solliciter et clients faisant l’objet d’un suivi distinct. Une ligne peut être techniquement valide tout en devant rester hors campagne. Faites remonter les cas incertains à la personne responsable du traitement des données ou du processus commercial.

  • Le contexte de collecte et l’usage commercial prévu sont documentés.
  • Les demandes d’opposition et les exclusions internes ont été vérifiées.
  • Les contacts incertains ou sensibles sont mis en attente, pas importés automatiquement.
  • La campagne et les équipes savent comment enregistrer une demande de retrait.

5. Préparer le mapping et tester l’import

Avant de charger l’ensemble du fichier, associez chaque colonne à un champ CRM et définissez les valeurs attendues. Précisez la règle de création ou de mise à jour d’une fiche, l’affectation au bon commercial et le traitement des champs déjà renseignés. Ajoutez une source de prospection et, si votre organisation le prévoit, une campagne ou une date d’import afin de retrouver facilement l’origine des fiches.

Effectuez un import test sur un petit échantillon représentatif, puis contrôlez le résultat dans le CRM. Vérifiez les fiches entreprise, les contacts associés, les champs de segmentation, les doublons détectés et les éventuelles erreurs de format. Corrigez le fichier ou le mapping avant l’import complet, puis archivez la version validée avec la date et le responsable de l’opération.

  • Chaque colonne est associée au bon champ du CRM.
  • Les règles de création, de mise à jour et d’affectation sont définies.
  • L’échantillon test est contrôlé directement dans les fiches CRM.
  • Le fichier final est sauvegardé séparément de la version de travail.

À retenir

Un import fiable commence par un fichier compréhensible, ciblé et vérifié. Contrôlez la provenance, la structure, les doublons, les exclusions et le mapping, puis testez l’import avant de charger l’ensemble des prospects.

Questions fréquentes

Faut-il supprimer toutes les lignes incomplètes avant l’import ?

Pas nécessairement. Une fiche entreprise sans contact nominatif peut rester utile si elle correspond à votre cible et si le CRM permet de la gérer. En revanche, écartez ou mettez en attente les lignes dont les informations indispensables sont absentes ou douteuses, et ne complétez jamais les champs par supposition.

Que faire si le CRM détecte un doublon pendant l’import ?

Ne forcez pas la création de la fiche sans vérification. Comparez l’entreprise et le contact avec les données déjà présentes, puis appliquez la règle prévue : mise à jour, fusion ou conservation séparée si les fiches correspondent à des entités différentes. Notez les cas ambigus pour les traiter manuellement.