Modèle de formulaire pour recueillir une demande d’avenant sur un chantier BTP

1. Définir à quoi sert le formulaire

Le formulaire doit centraliser les informations nécessaires à l’instruction d’une demande : son origine, les travaux concernés, les incidences possibles et les pièces disponibles. Il peut être utilisé par le conducteur de travaux, le chef de chantier, le chargé d’affaires ou le représentant du client, selon l’organisation du projet. L’essentiel est que chacun sache qui peut le remplir et à qui le transmettre.

Précisez dès le départ qu’une demande enregistrée n’est pas, à elle seule, une autorisation de réaliser des travaux supplémentaires ni un accord sur leur prix ou leur délai. La procédure applicable dépend des pièces du marché et des délégations en place. Le formulaire sert à tracer et instruire une demande ; la décision doit ensuite être formalisée selon les règles prévues au contrat.

• Attribuer un numéro unique à chaque demande et indiquer la date de création.
• Nommer un responsable d’instruction et un interlocuteur pour les échanges.
• Prévoir un statut lisible : à compléter, à analyser, en attente, accepté, refusé ou clôturé.
• Rappeler la procédure de validation interne et contractuelle applicable au chantier.

2. Modèle de formulaire à reprendre

Copiez les rubriques ci-dessous dans votre outil de suivi, votre tableur ou votre formulaire numérique. Conservez des champs courts pour les données factuelles et des zones de commentaire pour expliquer le contexte. Si une information n’est pas connue au dépôt, indiquez « à confirmer » plutôt que de laisser un champ vide.

• Identification : chantier, référence du marché, lot, numéro de demande, date et heure de signalement.
• Demandeur : nom, fonction, entreprise, coordonnées et personne ayant constaté le besoin.
• Origine de la demande : demande du client ou de la maîtrise d’œuvre, contrainte de site, difficulté d’exécution, modification de plans, omission présumée ou autre, à préciser.
• Description : localisation précise, ouvrage concerné, situation constatée, travaux demandés ou envisagés, limites du périmètre et résultat attendu.
• Références : plans, pièces écrites, compte rendu, instruction ou échange associé, avec leur date et leur indice si disponible.
• Justificatifs : photos légendées, croquis, relevés, fiches techniques, constats et courriels utiles.
• Incidences à analyser : quantités, fournitures, main-d’œuvre, matériel, sous-traitance, accès, coactivité, sécurité, qualité et environnement.
• Délais : tâches concernées, séquence de travaux, risque sur le cheminement du chantier et date à laquelle une décision est nécessaire.
• Évaluation : chiffrage estimatif, hypothèses, exclusions, temps d’étude et éléments restant à confirmer.
• Décision et suivi : avis des responsables, réserves, référence de l’accord formel, date de transmission et action attendue.

3. Décrire le fait avant de proposer une solution

Le demandeur doit distinguer ce qu’il a observé de ce qu’il suppose. Par exemple, « réservation absente sur le voile de l’axe B » est un constat ; « le plan est erroné » est une interprétation qui demande vérification. Cette distinction évite de présenter trop tôt une hypothèse comme une cause établie et facilite le rapprochement avec les documents du marché.

La description doit permettre à une personne qui n’était pas présente de localiser le sujet et de comprendre ce qui est demandé. Indiquez les repères, le niveau, la zone, les dimensions utiles et l’état d’avancement. Joignez des photos légendées et datées, sans remplacer par une image la description écrite. Si plusieurs solutions sont possibles, signalez-les séparément et précisez les conséquences à étudier.

• Écrire une phrase factuelle sur la situation constatée.
• Décrire séparément les travaux envisagés, sans les présenter comme déjà approuvés.
• Préciser les interfaces avec les autres lots et les tâches déjà engagées.
• Identifier les informations manquantes et la personne chargée de les obtenir.

4. Organiser l’analyse technique, financière et délai

À réception, le responsable désigné vérifie que le formulaire est exploitable, puis sollicite les compétences nécessaires : méthodes, études, achats, travaux, prévention ou gestion contractuelle. L’analyse doit comparer la demande au périmètre connu du marché et s’appuyer sur les documents applicables au chantier. Si la qualification du sujet est incertaine, consignez cette incertitude au lieu de trancher dans le formulaire.

Le chiffrage doit rendre visibles ses hypothèses. Distinguez les quantités mesurées des quantités estimées, les coûts directs des éventuelles incidences et les éléments non chiffrés. Pour le délai, identifiez les activités touchées, les dépendances et les informations nécessaires à l’évaluation. Une estimation provisoire doit rester présentée comme telle et ne vaut pas accord.

• Vérifier la cohérence entre la description, les pièces jointes et les références citées.
• Faire confirmer les quantités et les conditions d’intervention sur site.
• Tracer les incidences possibles sur les approvisionnements, la coactivité et le planning.
• Faire relire les hypothèses et réserves avant transmission au décideur.
• Demander une clarification lorsque le périmètre ou l’origine de la demande n’est pas établi.

5. Suivre la demande jusqu’à sa clôture

Un formulaire rempli mais sans responsable ni échéance devient rapidement un document sans suite. À chaque changement de statut, consignez la date, l’auteur de la mise à jour et l’action attendue. En cas d’information manquante, indiquez précisément la pièce ou la réponse attendue, ainsi que la personne sollicitée.

Lorsque la décision est communiquée, rattachez au dossier son support formel et les éventuelles réserves. Informez les équipes concernées des consignes opérationnelles, sans leur demander de déduire une autorisation d’un simple changement de statut. En cas de refus ou d’abandon, conservez également la décision et sa date : la traçabilité concerne toute l’instruction, pas seulement les demandes acceptées.

• Enregistrer la décision et son support dans le dossier du chantier.
• Mettre à jour le planning, le budget de suivi et les documents de production si nécessaire.
• Diffuser les consignes aux interlocuteurs concernés et vérifier leur bonne compréhension.
• Clôturer la demande avec une date, un statut final et les pièces associées.